Privacyverklaring Autonoom Gemeentebedrijf Wetteren

Het Autonoom Gemeentebedrijf Wetteren hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en aan het respecteren van uw privacy.

In deze privacyverklaring willen wij u op een heldere en transparante manier informeren over welke persoonsgegevens we verzamelen en hoe we met deze gegevens omgaan. Het Autonoom Gemeentebedrijf Wetteren doet er alles aan om uw privacy te waarborgen en houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, De doelen en type-persoonsgegevens worden verderop in deze privacyverklaring beschreven.
• De verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens, minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is.
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren

Als Autonoom Gemeentebedrijf Wetteren zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, hierover vragen heeft of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Autonoom Gemeentebedrijf Wetteren
t.a.v. de voorzitter
Rode Heuvel 1
9230 Wetteren
e-mail: privacy@wetteren.be
telefoon: 09 369 00 50

Aan wie is deze privacyverklaring gericht ?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere klanten (kopers van tickets of andere producten, deelnemers aan activiteiten zoals speelpleinwerking of vakantiekampen, gebruikers zalen en lokalen …) en personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten van cultuurcentrum Nova en/of sportdienst Wetteren.

Waarvoor verwerken wij welke persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door het Autonoom Gemeentebedrijf Wetteren verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

Voor cultuurcentrum Nova:

Contractuele basis:

• Aankopen, van tickets voor voorstellingen of andere activiteiten (afleveren tickets, toegangscontrole, bepaling tarieven, servicemailing voor en/of na deelname aan de voorstelling of activiteit, mailings in geval van programmawijzigingen of annuleringen).
• Het reserveren van zalen en lokalen ter beschikking gesteld door het Autonoom Gemeentebedrijf Wetteren (versturen contracten, toegangscontrole, bepalen tarieven, servicemailings in geval van wijzigingen of aanpassingen aan de infrastructuur of annuleringen)
• Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen via post of e-mail (seizoensbrochure, papieren magazine, e-zine, occasionele mails die aansluiten bij uw interesses op basis van een recent bezoek).

Wettelijke verplichting:

• Het bekomen van subsidiëring door de overheid.

Voor sportdienst Wetteren:

Contractuele basis:

• Het inschrijven voor activiteiten, lessenreeksen, evenementen … georganiseerd door de sportdienst, zowel in het zwembad als in de sporthal of op het domein van de Warande, het inschrijven voor vakantiekampen en/of speelpleinwerking.
• Het reserveren van zalen en lokalen ter beschikking gesteld door het Autonoom Gemeentebedrijf Wetteren (versturen contracten, toegangscontrole, bepalen tarieven, servicemailings in geval van wijzigingen of aanpassingen aan de infrastructuur of annuleringen)
• Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen via post of e-mail (brochure, e-zine, occasionele mails die aansluiten bij uw interesses op basis van een recent bezoek).

Wettelijke verplichting:

• Het bekomen van subsidiëring door de overheid.

In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming terug trekken.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en/of verwerken:

• Identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres
• Contactgegevens: telefoonnummer, e-mailadres
• Rijksregisternummer
• Persoonlijke kenmerken; geboortedatum, geslacht, bloedgroep, kansenstatuut
• Financiële gegevens: rekeningnummer
• Interesses
• Registratie van aanwezigheid
• Beeldmateriaal

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk of telefonisch contact, e-mail, aanmaken van een login en registratiedossier voor inschrijvingen voor vakantiekampen en/of speelpleinwerking …). Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen via het gemeentebestuur Wetteren en de informatie via intergemeentelijke samenwerkingsverbanden met het oog op de organisatie van gezamenlijk georganiseerde activiteiten.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Bij de activiteiten die door ons worden ingericht, kunnen er foto’s en sfeerbeelden worden gemaakt. Hiervoor kunnen wij niet altijd uw toestemming vragen. Indien u herkenbaar bent op beeldmateriaal en u dit liever niet gepubliceerd ziet, mag u ons vragen om dit te verwijderen. Bij het maken en publiceren van gericht beeldmateriaal zullen we van tevoren om uw toestemming vragen.

Al dan niet verstrekken van gegevens door u zelf

De vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om te kunnen deelnemen aan activiteiten of voorstellingen van cultuurcentrum Nova en/of sportdienst Wetteren of om toegang te krijgen tot de ter beschikking gestelde zalen en lokalen, m.u.v. contactgegevens en interesses.

Het niet ter beschikkingstellen van contactgegevens en/ of interesses kan leiden tot het niet ontvangen van servicemails en direct marketing via mail.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden - verwerkers

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor:
het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider)

• het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting ...);
• het verzorgen van de internet omgeving voor het inschrijven voor vakantiekampen en/of speelpleinwerking;
• het verzorgen van de internetomgeving voor het reserveren van zalen in de culturele of sportinfrastructuur;
• het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, servers, …);
• het verzorgen van de (financiële) administratie;
• het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners (verwerkers) waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

Met externe dienstverleners (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verstrekking aan derden - ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

• externe organisatoren die de ticketverkoop voor voorstellingen of activiteiten in cultuurcentrum Nova laten verzorgen door Autonoom Gemeentebedrijf Wetteren
• externe organisatoren die activiteiten in de sporthal, zwembad of op het domein de Warande laten verzorgen door Autonoom Gemeentebedrijf Wetteren
• partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld. Vaste partners van cultuurcentrum Nova zijn bibliotheek Wetteren, gemeentelijke diensten en de cultuur- en gemeenschapscentra behorend tot het intergemeentelijk samenwerkingsverband Cultuurdijk. Vaste partners van de sportdienst Wetteren zijn de sportdiensten behorend tot het intergemeentelijk samenwerkingsverband burensportdienst en andere gemeentelijke diensten.

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte.

Bewaartermijn

Het Autonoom Gemeentebedrijf Wetteren bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding). De bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

Het Autonoom Gemeentebedrijf Wetteren verbindt zich ertoe de gegevens hoe dan ook niet langer bij te houden dan maximaal 5 jaar na het laatste gebruik of na de beëindiging van de contractuele overeenkomst.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking. (…inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking…)

Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Alle personen die namens Autonoom Gemeentebedrijf Wetteren van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
• Encryptie van de harde schijven van onze laptops.
• Wij gebruiken een virusscanner en updaten deze systematisch en tijdig en installeerden een ‘firewall’.
• Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
• We testen en evalueren op geregelde tijdstippen onze maatregelen, en stellen bij indien nodig.
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd (en opgeleid) over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Zij volgen hiervoor een aantal duidelijke richtlijnen en worden op regelmatige basis getraind en bewustgemaakt van hun verantwoordelijkheid.
• Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot uw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.
• Bij nieuwe projecten die mogelijks een impact kunnen hebben op uw privacy wordt een uitgebreide analyse gedaan om uw rechten, de veiligheid en bescherming van uw persoonsgegevens te garanderen.

Mocht zich er toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan word u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.
U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.

U heeft het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegeven die wij van u ontvangen hebben en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.

U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking: indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen.

Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden. Zo heeft u het recht u te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails)

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag.
Om misbruik te voorkomen, kunnen wij u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Om de identiteit te kunnen controleren vragen wij u om een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart toe te voegen aan uw aanvraag. We raden u sterk aan om daarbij de pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Klachten

Hebt u vragen, opmerkingen of klachten, laat het ons dan weten.

Dit kan per e-mail naar privacy@wetteren.be of per brief naar: Autonoom Gemeentebedrijf Wetteren t.a.v. de voorzitter, Rode Heuvel 1, 9230 Wetteren. Ook de functionaris voor gegevensbescherming van de gemeente Wetteren (ook wel Data Protection Officer of DPO) is langs deze weg bereikbaar.

Daarnaast heb je het recht om een klacht neer te leggen bij de Vlaamse Toezichtcommissie (VTC) per e-mail via contact@toezichtcommissie.be of per brief via Vlaamse Toezichtcommissie, Koning Albert II-laan 15, 1210 Brussel.

Gebruik hiervoor het modelformulier van de VTC https://overheid.vlaanderen.be/digitale-overheid/vlaamse-toezichtcommissie/klachtenprocedure.

Wijzigingen aan onze privacyverklaring

Het Autonoom Gemeentebedrijf kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 8 juli 2019.